Tietosuoja on osa yrityksen imagoa ja markkinoinnin väline

Tietoturva on perinteisesti mielletty asiaksi, jota on syytä varjella, eikä siitä pitäisi puhua suureen ääneen. On kuitenkin yrityksen velvollisuus ja oma etu huolehtia tietosuojasta, ja se, kuinka tähän suhtaudutaan, kertoo myös yrityksen arvopohjasta. Miksi yritykset eivät osaa tai halua puhua tietosuojasta – ja kannattaisiko kuitenkin?

Kun yrityksen imagoa rakennetaan, tietoisesti tai tiedostamatta, muotoutuu mielikuva monesta tekijästä. Millaiset ovat yrityksemme fyysiset tilat tai graafinen ilme, millä tavoin puhumme somessa, kuinka palvelemme asiakkaitamme tai kohtelemme työtovereitamme? On täysin selvää, että nämä kaikki vaikuttavat vahvasti siihen, millainen mielikuva yrityksestä syntyy. Yhtä lailla se, kuinka hoidamme tietosuojaa, kertoo yrityksestä ja sen arvopohjasta.

Se, kuinka hoidamme tietosuojaa, kertoo yrityksestä ja sen arvopohjasta.

Tietosuoja-asioihin tarvitaan läpinäkyvyyttä ja asenteiden muutosta

Tietoturva on pitkään mielletty asiaksi, joka on tarkkaan varjeltu salaisuus, eikä yrityksen tietoturva-asioista haluta kertoa julkisesti. Tietosuoja-asetus kuitenkin velvoittaa yrityksiä toimimaan tietyllä tavalla ja myös avaamaan tietosuojaan liittyviä asioita esimerkiksi kertomalla, kuinka henkilötietoja yrityksessä käsitellään.

On tärkeää, että kriittinen tieto yrityksessä suojataan asianmukaisesti, ja sitä hoidetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tämä on yritykselle keskeistä riskien hallintaa, ja siihen velvoitetaan myös lainsäädännöllä. Viime kädessä vastuu tietosuojasta on yrityksen tai organisaation johdolla, mutta kukaan ei voi yksin vastata tietosuojasta, vaan organisaatiossa se on jokaisen vastuulla. Johdon on annettava työkalut ja valmiudet sen toteuttamiseen sekä johdettava omalla asenteellaan. Johdon tehtävä on jakaa vastuuta ja huolehtia tarvittavasta koulutuksesta sekä työkaluista, jotta tietosuojaa voidaan aidosti toteuttaa organisaatiossa.

Viime kädessä vastuu tietosuojasta on yrityksen tai organisaation johdolla

Kun tietosuojaan satsataan, minimoidaan mahdollisuus tietovuotoihin ja samalla riski erittäin ikävälle julkisuudelle tai jopa taloudellisille menetyksille. Eikä tietosuojasta kertomista kannata arastella turhaan, kun asiat on hoidettu hyvin. ”Kun on satsattu järjestelmiin ja koulutuksiin, ja prosessit on hiottu kuntoon, ei kynttilää kannata pitää vakan alla, vaan hyvin tehdystä tietosuojatyöstä kannattaa ehdottomasti myös kertoa”, toteaa Kai Kempas, tietosuojan asiantuntija Xcurelta Oy:ltä. Kun tietoturva-asioista huolehditaan hyvin, vahvistaa yritys samalla imagoaan vastuullisena toimijana. Parhaimmillaan tietosuoja on yritykselle myös markkinoinnin väline.

Kilpailutuksissa ja tarjousarvioinneissa vertaillaan hyvin usein myös palveluntuottajan tietoturvaan liittyviä kilpailutekijöitä, alasta riippumatta.

”Tämän päivän kilpailutuksissa ja tarjousarvioinneissa vertaillaan hyvin usein myös palveluntuottajan tietoturvaan liittyviä kilpailutekijöitä, alasta riippumatta. Hyvin hoidettu ja selkeästi jo tarjousvaiheessa kommunikoitu tietosuojan ajantasaisuus saattaa olla ratkaiseva tekijä muuten tasaisessa kilpailussa. Niin ikään kaikkien yritysten, jotka missään muodossa tuottavat tai tilaavat markkinoinnin tai myynnin edistämisen toimenpiteitä, tulisi olla perillä tietoturvaan liittyvistä prosesseista ja vastuista, jotka löytyvät myös tarvittaessa dokumentoituna”, vahvistaa Storybound Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja, Elli Mäkilä.

Ymmärrä riskipaikat ja kehitä pienin askelin

Tietosuoja koetaan usein vaikeaksi ja siihen voi olla hankala tarttua, kun kaikkia sen ulottuvuuksia ei ymmärretä. ”Moni yritys kauhistelee, kuinka laajasta kokonaisuudesta onkaan kyse. Kannattaa kuitenkin miettiä asiaa palanen kerrallaan, ja esimerkiksi laatia priorisointilista, jonka avulla tietoturvaa kehitetään seuraavien vuosien aikana”, avaa Kempas. On tärkeää ymmärtää realiteetit, vaikkei kaikki kohdat vielä olisikaan kunnossa. ”On parempi, että ainakin tietää, missä on kriittistä tietoa, joka voi vuotaa. Kun tiedostetaan missä riskipaikat ovat, voidaan tietosuojaa kehittää”, hän jatkaa.

Kaikkea ei voi, eikä tarvitsekaan osata tehdä itse. Tärkeintä on, että yrityksellä on tahto tehdä asiat hyvin ja hoitaa tietosuoja-asiat kuntoon.

Kaikkea ei voi, eikä tarvitsekaan osata tehdä itse. Tärkeintä on, että yrityksellä on tahto tehdä asiat hyvin ja hoitaa tietosuoja-asiat kuntoon. Muuhun voi saada apua asiantuntijoilta, konsultointina tai koulutuksena. Myös hyvät työkalut voivat tukea arkea, jotta tietosuoja-asetuksen vaatimat velvoitteet on helppo toteuttaa arjessa.

Jo tietyt perusasiat tekemällä voidaan turvata selustaa siltä, ettei pahimmassa tapauksessa tietovuodon sattuessa saada isoa määrää negatiivista julkisuutta. ”Yritykset käyttävät isoja rahoja brändäämiseen, mutta tietosuojan roolia ei vielä oikein ymmärretä. Tietosuojaan satsaaminen on kuitenkin aika pieni kustannus suhteessa siihen, mitä pahimmillaan voi käydä, jos yrityksestä vuotaa arkaluontoisia tietoja julkisuuteen. Asiantuntijoita tai työkaluja kannattaa käyttää apuna ainakin siinä määrin, että varmistetaan, ollaanko oikealla polulla. Sen jälkeen yrityksen on helpompaa jatkaa tietosuojatyötä itsenäisesti”, toteaa Kempas.

Yritysten toimintaympäristön muuttuessa yhä digitaalisemmaksi, tietoturvallisuuden huomioiminen on ensisijaisen tärkeää myös yritysten ja organisaatioiden maineenhallinnan näkökulmasta. Storybound ja Xcure palvelevat asiakkaitaan yhdessä, Storybound markkinoinnin ja maineenhallinnan asiantuntijana, Xcure tietoturvan asiantuntijana.

Tarjoamme asiakkaidemme tietosuojatyön tueksi Xcuren Tietosuojatyökalua, joka auttaa toimimaan lainsäädännön vaatimalla tavalla, avaa tietosuojaan liittyviä toimenpiteitä helposti ymmärrettävällä tavalla ja sujuvoittaa tietosuojatyötä arjessa.

Haluatko kuulla lisää?

Kai Kempas, tietoturvan asiantuntija ja Xcure Oy:n toimitusjohtaja
Elli Mäkilä, markkinoinnin ja liiketoimintajohtamisen asiantuntija, Storybound Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja